當硬碟、記憶卡或隨身碟無法讀取時，首先要判斷造成問題的原因。常見的資料遺失原因大致可以分為兩大類：邏輯錯誤與物理損壞。
邏輯錯誤通常是由於檔案系統損壞、病毒攻擊、格式化錯誤或操作不當所引起。這類問題一般不會對硬體造成實質損害。舉例來說，當插入隨身碟後，雖然裝置可以被識別，但資料夾顯示為空白或檔案無法開啟，這時大多是檔案系統錯誤所造成。在這種情況下，資料恢復軟體通常可以幫助修復檔案系統錯誤，恢復丟失的資料。如果該裝置上的資料區域未被覆蓋，使用者通常可以自行處理，並且成功恢復的機會較高。
然而，當硬碟或隨身碟完全無法識別，或者裝置發出異常聲音（如「喀喀聲」）或過熱等情況時，這通常是物理損壞的表現。常見的物理損壞原因包括磁頭故障、硬碟電路板損壞或其他內部硬體損壞。這類問題無法通過軟體修復來解決，且如果繼續使用裝置，可能會使資料進一步損壞，甚至無法恢復。
在物理損壞的情況下，建議停止使用裝置，避免繼續插拔或通電，這樣可以減少資料覆蓋或損毀的風險。此時，應該尋求專業的資料救援服務。專業的資料救援機構擁有專業設備、無塵室環境以及經驗豐富的技術團隊，能夠有效處理硬體故障，最大限度地恢復資料。
當硬碟、隨身碟或記憶卡的資料突然消失，專業資料救援流程便成為恢復資料的關鍵。這個過程從診斷階段開始，技術人員會檢查裝置是否仍能通電與讀取，並確定問題是邏輯錯誤（如格式化、誤刪或檔案系統損壞）還是硬體故障（如磁碟刮傷或主控晶片損壞）。確診後，會決定是否值得進行資料救援並選擇最適合的修復方式。
若裝置仍可讀取部分資料，接下來會進行備份階段。這時會使用位元層級的技術將資料完整複製成映像檔，即使部分磁區已損壞，仍能擷取其餘資料。備份過程能最大程度地保護資料，避免進一步操作原裝置造成資料的丟失。
在重建階段中，專業人員會根據映像檔中的資料，重建損壞或丟失的檔案結構，修復分割區及目錄資料。此步驟適用於由病毒攻擊、系統錯誤或格式化所引起的資料損壞，並需要用到專業軟體工具來分析和修復資料。
最後，進入回復階段，成功重建的資料將轉移到新的健康儲存裝置上，供使用者存取。不同儲存裝置的風險也需要考慮：傳統硬碟對震動極為敏感，可能導致磁頭損壞；SSD主控晶片若故障，資料可能無法恢復；USB和記憶卡則容易因熱插拔或靜電問題導致檔案系統崩潰。在進行資料救援前，使用者需要根據裝置的損壞程度及資料的重要性，仔細評估是否啟動救援程序。
資料遺失時，許多人第一時間會考慮資料救援服務，但市面上報價差異大，常讓人無所適從。在台灣，資料救援常見的收費模式為「免費檢測、成功收費」，先針對儲存裝置進行診斷，確認可救援程度後，再提出報價，費用依難易程度而定。
若為邏輯性問題，如誤刪除、格式化、系統錯誤等，處理難度較低，價格大多介於新台幣3,000至6,000元間。若遇到物理性損壞，如硬碟磁頭損壞、主控晶片故障等，則需動用無塵室與專業儀器，費用可能達新台幣10,000至30,000元不等。特殊系統如RAID或伺服器，則依磁碟數量與組態加價。
救援時間一般為3至7個工作天，簡單案例可在48小時內完成；若遇到零件稀缺或需重組磁碟結構，時間可能延長。加急處理則會另外收費，視各廠商條件而定。
選擇資料救援廠商時，應特別留意是否有實體辦公室、是否具備無塵室與相關檢測設備、是否提供詳細報價單與作業報告，以及是否具備資料保密措施。避免選擇僅報低價卻不說明細節的業者，以降低資料遭到進一步破壞或外洩的風險。
當發生資料遺失時，一般使用者往往因為急於恢復資料，採取一些錯誤的處理方法，這些行為可能會使資料無法恢復，甚至讓恢復變得更加困難。最常見的錯誤行為之一就是反覆重啟設備。當使用者發現資料無法存取或設備卡住時，通常會選擇多次重啟設備，希望能讓系統恢復正常。然而，反覆重啟不僅無助於解決問題，反而可能讓資料區塊受到更多的讀寫操作，進一步增加資料損壞的風險。這樣一來，原本可恢復的資料可能會被覆蓋或損壞，讓資料恢復變得更為困難。
另一個常見錯誤就是格式化磁碟。當資料丟失或設備出現問題時，一些使用者誤以為格式化磁碟能夠解決問題。事實上，格式化會清除磁碟上的資料並重設檔案系統，這樣原本存放資料的位置就會被重新標記，資料區域的內容可能會被覆蓋。若在格式化後繼續使用磁碟，寫入的新資料很可能會覆蓋掉丟失的資料，從而使資料恢復的機會降至最低。
使用不當的資料恢復軟體也是一個常見錯誤。許多使用者會下載不熟悉的免費軟體來恢復資料，但這些軟體有時候無法有效地恢復資料，甚至可能在恢復過程中覆蓋或損壞原有的資料。部分免費軟體可能會進行不必要的寫入操作，這樣會破壞資料的恢復空間，進一步減少恢復的可能性。
這些錯誤處理方式會使得資料恢復的難度增加，甚至可能讓資料永遠無法找回。在資料遺失的情況下，應該避免自作主張的處理方法，尋求專業的資料恢復服務，以確保資料恢復的最佳機會。
資料救援往往在資料遺失後才被迫進行，但若能善用硬碟健康管理機制，其實可以有效預防問題發生。硬碟內建的S.M.A.R.T.監控系統可持續追蹤多項關鍵數據，如重新配置區塊數、讀寫錯誤次數與工作溫度。這些數據若出現異常波動，通常就是硬碟進入風險狀態的前兆。透過定期檢查這些指標，使用者能即時掌握磁碟健康狀況，提前採取備份或更換措施。
提早備份資料是防止進入救援階段的核心手段。建議建立多層備份架構，例如每日進行自動化增量備份，每週執行完整系統備份。備份資料應儲存在不同介質與位置上，如本地磁碟、外接設備與雲端平台，避免單點故障導致資料全毀。也應定期驗證備份是否可成功還原，確保備份真正有效。
硬碟日常維護亦不容忽視。應避免讓硬碟處於長時間高負載或高溫環境中，定期清理系統垃圾與重組磁碟，能有效減少運作壓力。每三至六個月使用磁碟掃描工具進行壞軌檢查，若發現異常應立即轉移資料。這些日常作業若能落實執行，將可大幅降低資料救援的發生機率，讓資料管理從被動變主動。